Киоск саморегистрации в отеле — это терминал, который позволяет гостю самостоятельно пройти процедуру заселения без обращения к администратору на стойке регистрации. С его помощью можно найти бронирование, подтвердить личные данные, подписать регистрационные документы, оплатить проживание и получить ключ от номера.
Такие киоски помогают ускорить заселение, сократить очереди и снизить нагрузку на сотрудников ресепшена. В зависимости от комплектации терминал может работать круглосуточно, поэтому гость сможет заселиться даже при позднем прибытии или ограниченном графике стойки регистрации.
Для чего нужен киоск саморегистрации
Традиционное заселение часто требует участия администратора: сотрудник ищет бронь, проверяет документы, заполняет регистрационную форму, принимает оплату и выдаёт ключ. В периоды высокой загрузки это приводит к очередям и увеличивает время ожидания гостей.
Киоск переносит стандартные операции в цифровой формат. Гость самостоятельно проходит основные этапы регистрации, а администратор подключается только в нестандартных ситуациях или по запросу.
Киоск может быть полезен:
- городским отелям;
- апарт-отелям;
- хостелам;
- загородным комплексам;
- курортам;
- санаториям;
- гостиницам с круглосуточным заселением;
- объектам с ограниченным количеством сотрудников на ресепшене.
Как работает саморегистрация
Обычно процесс выглядит следующим образом:
- Гость находит бронирование по номеру заказа, фамилии, QR-коду или другому идентификатору.
- Система проверяет данные брони в гостиничной программе.
- Гость сканирует паспорт или другой документ, если это предусмотрено процессом.
- Проверяет и подтверждает персональные данные.
- Заполняет электронную регистрационную форму.
- Подписывает необходимые документы на экране.
- Оплачивает проживание или оставляет депозит.
- Выбирает номер, если такая функция предусмотрена.
- Получает ключ-карту, код доступа или инструкции для входа.
- При необходимости получает чек или подтверждение в электронном виде.
Весь процесс синхронизируется с PMS — системой управления гостиницей. Благодаря этому статус бронирования, оплаты и заселения обновляется в реальном времени.
Что включает киоск саморегистрации
Сенсорный экран
Через экран гость взаимодействует с интерфейсом, выбирает нужные действия и подтверждает данные. Интерфейс должен быть простым и понятным даже для пользователя, который впервые сталкивается с киоском.
Для отелей с иностранными гостями важно предусмотреть несколько языков, понятные подсказки и возможность вернуться на предыдущий шаг.
Поиск бронирования
Гость может найти бронь по:
- номеру бронирования;
- фамилии;
- номеру телефона;
- QR-коду;
- штрихкоду;
- ссылке из письма или сообщения;
- банковской карте, использованной при оплате.
Выбранный способ зависит от настроек безопасности и интеграции с гостиничной системой.
Сканирование документов
Киоск может быть оснащён сканером паспортов и удостоверений личности. Он считывает данные документа и автоматически переносит их в регистрационную форму, благодаря чему гостю не нужно вручную вводить всю информацию.
Сканирование документов помогает сократить количество ошибок и ускорить регистрацию. При этом порядок обработки персональных данных должен соответствовать требованиям законодательства и внутренним правилам отеля.
Электронная регистрационная форма
Вместо бумажной анкеты гость заполняет форму на экране. В ней могут быть указаны:
- имя и фамилия;
- дата рождения;
- гражданство;
- контактные данные;
- сведения о документе;
- адрес проживания;
- данные о поездке.
После заполнения гость проверяет информацию и подтверждает её электронной подписью.
Онлайн-оплата
Если проживание не было оплачено заранее, киоск может принять:
- оплату банковской картой;
- бесконтактную оплату;
- оплату через мобильный кошелёк;
- депозит;
- оплату дополнительных услуг.
Также терминал может выполнить предварительную блокировку суммы на карте для покрытия возможных расходов во время проживания.
Выдача ключа
В зависимости от гостиничной инфраструктуры киоск может:
- закодировать RFID-карту;
- выдать готовую ключ-карту;
- напечатать код доступа;
- отправить цифровой ключ на смартфон;
- предоставить PIN-код для электронного замка.
После получения ключа гость может самостоятельно пройти в номер без дополнительного обращения на ресепшен.
Печать документов
При необходимости киоск может напечатать:
- регистрационную форму;
- чек;
- подтверждение бронирования;
- инструкции по проживанию;
- карту отеля;
- счёт;
- данные о выезде.
Часть документов можно отправлять на email или в мобильное приложение, чтобы уменьшить использование бумаги.
Интеграция с гостиничной системой
Киоск саморегистрации не должен работать изолированно. Для корректного заселения его подключают к PMS и другим системам отеля.
Интеграция позволяет:
- получать актуальные данные о бронировании;
- видеть свободные и занятые номера;
- проверять статус оплаты;
- назначать номер;
- обновлять статус гостя;
- передавать данные о регистрации;
- синхронизировать дополнительные услуги;
- фиксировать время заселения и выезда;
- управлять ключами и доступом.
Если номер был изменён, бронь перенесена или оплата не прошла, киоск должен показывать актуальную информацию, полученную из основной гостиничной системы.
Самостоятельный выезд
Киоск может использоваться не только для заселения, но и для выселения. Гость проверяет итоговый счёт, оплачивает дополнительные расходы, подтверждает выезд и сдаёт ключ-карту, если это предусмотрено инфраструктурой.
После завершения процедуры система:
- меняет статус номера;
- передаёт информацию в PMS;
- формирует чек;
- отправляет документы гостю;
- уведомляет сотрудников о необходимости уборки.
Самостоятельный выезд помогает разгрузить ресепшен в часы пик, когда многие гости покидают отель одновременно.
Дополнительные услуги
Во время заселения киоск может предлагать дополнительные услуги:
- повышение категории номера;
- раннее заселение;
- поздний выезд;
- завтрак;
- парковку;
- трансфер;
- посещение SPA;
- экскурсию;
- дополнительное место;
- аренду оборудования;
- питание в номер.
Гость видит доступные опции, выбирает нужные услуги и оплачивает их в рамках того же сценария. Для отеля это возможность увеличить средний чек без дополнительной нагрузки на администратора.
Варианты организации доступа
В зависимости от оборудования и типа замков гость может получить:
- физическую RFID-карту;
- магнитную карту;
- PIN-код;
- QR-код;
- мобильный ключ;
- код от сейфа с ключом;
- инструкцию по самостоятельному входу.
Для бесконтактного проживания киоск может быть связан с электронными замками и мобильным приложением. В более традиционном варианте он кодирует пластиковую карту и выдаёт её гостю на месте.
Пример работы киоска
Гость заранее бронирует номер и получает подтверждение с QR-кодом. По прибытии он сканирует код на киоске, после чего система находит бронь и предлагает проверить данные.
Гость сканирует паспорт, подписывает электронную форму и оплачивает остаток стоимости проживания. Затем киоск кодирует ключ-карту и печатает краткую инструкцию с номером этажа и правилами доступа.
Статус бронирования автоматически меняется на «заселён». Администратор видит завершённую регистрацию в PMS и может подключиться только при необходимости.
Интеграция киоска саморегистрации от «Активики»
«Активика» может интегрировать киоск саморегистрации в существующую цифровую инфраструктуру отеля. Терминал работает не как отдельное устройство, а как часть единого процесса обслуживания гостя: получает актуальные данные о бронировании, передаёт статус заселения, принимает оплату и взаимодействует с системами доступа.
В зависимости от задач объекта «Активика» может обеспечить интеграцию киоска с:
- PMS или системой управления гостиницей;
- модулем онлайн-бронирования;
- платёжными сервисами;
- кассовой системой;
- сканером паспортов и других документов;
- электронными замками и системой выдачи ключ-карт;
- системой контроля доступа;
- CRM;
- email-, SMS- и мессенджер-уведомлениями;
- программой лояльности;
- мобильным приложением или цифровыми ключами;
- аналитическими системами.
Например, гость бронирует номер на сайте, получает подтверждение с QR-кодом и по приезде сканирует его на киоске. Система получает данные о бронировании из PMS, предлагает подтвердить сведения, при необходимости принимает доплату и выдаёт ключ-карту. После завершения регистрации статус гостя автоматически обновляется в гостиничной системе.
«Активика» может адаптировать сценарий саморегистрации под процессы конкретного отеля: настроить интерфейс киоска, подключить нужные сервисы, учесть правила оплаты и выдачи ключей, предусмотреть работу с документами и уведомлениями. Это помогает создать единый путь гостя — от онлайн-бронирования до самостоятельного заселения и выезда.
