Digital-трансформация вашего бизнеса Автоматизация рабочих процессов
Упрощаем процесс обслуживания клиентов и уменьшаем количество рутинных операций персонала за счёт создания online сервисов и утилит, заточенных под бизнес-процессы именно вашей компании.
При детальной проработке процессов, подлежащих автоматизации.
Если нужно автоматизировать процесс с использованием нескольких систем разных вендоров.
В случае, если вы замечаете снижение лояльности клиентов или сотрудников из-за длительности рутинных процессов.
Когда ваша организация начинает сбавлять темпы роста и развития бизнеса, буксует на одном месте.
При отсутствии подробных должностных и регламентных инструкций в организации.
👌
Мы знаем как
Снизить за счет автоматизации отдельных процессов издержки на обслуживание клиентов.
Объединить множество задействованных в процессах информационных систем в один интерфейс.
Повысить лояльность покупателей и пользователей за счёт улучшения пользовательского опыта взаимодействия с вашей компанией.
Сократить текучку кадров и снизить затраты на оплату труда, убрав необходимость ручного выполнения рутинных операций.
Ускорить процесс адаптации и скорость ввода новых сотрудников с помощью сокращения количества ручного труда в тех местах, где это уместно.
Как строим процесс автоматизации?
В автоматизации самое сложное - верно описать процесс. Непосредственная работа над реализацией, зачастую, гораздо проще.
Наиболее трудоёмкое - поиск полного алгоритма процесса и его описание во всех подробностях и проработке всех возможных исключений и нестандартных ситуаций.
В качестве примера рассмотрим реализацию типового процесса обработки заказа в интернет-магазине.
Анализ текущего состояния
Собираем как можно больше информации о процессах, которые необходимо автоматизировать. Кто, как, в каком месте получает информацию для начала работы по процессу, с какими проблемами и подводными камнями сталкивается.
Работаем с вашими сотрудниками, непосредственно контролирующими и обслуживающими процесс. Предлагаем варианты изменения процесса с целью упрощения и минимизации трудозатрат на его осуществление.
Перечень работ для процесса-примера:
Выявляем, что сотрудник Интернет-магазина осуществляет обработку заказа не по факту поступления заказа, а в произвольный момент, когда "обновит страницу". После обнаружения заказа вручную сверяется с остатками в 1С, вручную же создаёт заявку на доставку в курьерской службе и передаёт "на словах" информацию в отдел комплектования. По ходу процесса может допустить ошибки/опечатки, которые значительно затормозят отправку заказа и приведут к увеличению издержек на обработку.
Выработка оптимального алгоритма
На основе полученных данных строим бизнес-процесс. При формализации данных определяем перечень смежных систем, которые можем подключить к процессу и убираем ненужные этапы или дополняем алгоритм. Пишем тест-кейсы использования алгоритма с различными входными параметрами, чтобы проработать все возможные исключения.
Перечень работ для процесса-примера:
Формируем блок-схему процесса, включающую в себя более 20-ти этапов, выполняемых в ручном режиме (следовательно, потенциально подверженным ошибкам). Корректируем процесс, исключаем ненужные этапы.
Реализация алгоритма
Подключаем системы в единый контур, реализуем интерфейс управления процессом. Тестируем на описанных ранее тест-кейсах, сверяем требуемый и фактический результат работы алгоритма.
Перечень работ для процесса-примера:
Совместно с клиентом останавливаемся на следующей реализации:
1. При оформлении заказа осуществляем автоматическую проверку остатка в 1С.
2. Если товар в наличии и оплачен онлайн - автоматически отправляем запрос на создание доставки в курьерскую службу.
3. Накладная для отправки посылки поступает в отдел комплектования.
4. Менеджер контролирует список заказов в панели администрирования магазина, где может отменить/изменить заказ при необходимости.
Разработка документации
Разрабатываем понятные, иллюстрированные инструкции для персонала. Для каждой роли - своя, отдельная инструкция, составленная по принципу "Что делать, если".
Перечень работ для процесса-примера:
Разрабатываем инструкции для ролей:
1. Менеджер магазина (управление заказами).
2. Директор магазина (контроль сроков исполнения заказов).
3. Отдел комплектования (сборка и отправка заказа).
Обучение сотрудников и сбор показателей
Убеждаемся, что новый подход к процессу всем понятен и применяется всеми сотрудниками. Собираем результаты от внедрения, выраженные в скорости выполнения задач и снижении загрузки сотрудников.
Перечень работ для процесса-примера:
Собираем данные по метрикам:
1. Скорость обработки заказа.
2. Количество "проблемных" заказов.
3. Количество сэкономленного времени.
Когда требуется автоматизация?
Процессов, которые могут быть оцифрованы, действительно много. Прежде всего, необходимо обратить внимание на те задачи, которые требуют большого объема ручного, однотипного труда.
Например, для внутренних целей мы автоматизировали работу с приемом-передачей документов, что позволило сократить расходы на персонал, занимающийся "перекладыванием бумаг" и повысить контроль за возвратом оригиналов документов на новый уровень.
Для клиентов реализовали вот такие сценарии:
1. Автоматическая проверка загружаемых пользователями сканов документов с помощью распознавания текста на изображениях.
2. Осуществление продаж и доставки информационных материалов (вебинаров) без участия менеджеров клиента от выбора материала до выставления закрывающих документов и передачи их в ЭДО/1С.
3. Уход от ручного анкетирования покупателей для участия в акции и бонусной программе с использованием интерфейса сайта.
4. Формирование многоэтапного заказа сложной продукции для производства без непосредственного участия отдела продаж.
5. Расчёт количества и стоимости отделочных материалов для самостоятельного формирования сметы.
Таких примеров очень много, если действительно думать об удобстве клиентов, лояльности сотрудников и эффективности бизнеса.
Без экспертности нет автоматизации
Мы не предложим вам реализовать сервис "для галочки", а действительно сделаем программный продукт, позволяющий сделать шаг навстречу повышению уровня клиентского обслуживания и заботы о вашем персонале. Зачем делать вручную работу, которую можно оцифровать?
Широкий кругозор в ИТ
Ежедневно мы работаем с большим количеством различных информационных систем. И знаем, как сделать их совместную работу слаженной и предсказуемой.
Измеримый результат
Всегда определяем показатели, которые будем считать до и после внедрения автоматизированного процесса. Эффективность будет наглядной.
Понятные инструкции
Пишем грамотные и доступные для понимания инструкции по внедряемым системам. Без двоякой трактовки и заумных слов, но с поддержкой после запуска.
Успешно решаем сложные задачи
Для нас лучший результат - доверие клиентов. Когда к нам первично обращаются за разработкой сайта, а продолжаем мы сотрудничество уже над разбором и адаптацией под цифровизацию внутренних процессов.
Иванов Дмитрий Заместитель генерального директора
"Уверенность в выборе партнера укрепилась при достижении отличных результатов"
Иванов Дмитрий Заместитель генерального директора
Шевцов Виктор Руководитель отдела маркетинга