Система бронирования туров — это цифровой сервис, с помощью которого клиент может выбрать и купить туристический маршрут, экскурсию или активный отдых онлайн. Система подходит для туров на мотоциклах и квадроциклах, пеших маршрутов, водных прогулок, джип-туров, сплавов, конных прогулок и других туристических программ.
Сервис помогает не только принимать заявки и оплату, но и управлять расписанием, маршрутами, группами, гидами, транспортом, оборудованием и дополнительными услугами. Для оператора это единое рабочее пространство, где собрана информация о турах, участниках и предстоящих заездах.
Где используется система
Система бронирования туров подходит для компаний, которые организуют:
- мото- и квадротуры;
- пешие и горные маршруты;
- джип-туры;
- конные прогулки;
- сплавы и рафтинг;
- водные прогулки;
- дайвинг и снорклинг;
- веломаршруты;
- экскурсии по городам;
- поездки на природные объекты;
- рыбалку;
- охотничьи и экспедиционные туры;
- туры выходного дня;
- многодневные путешествия;
- индивидуальные и корпоративные поездки.
Формат тура может быть любым: от короткой двухчасовой прогулки до многодневного маршрута с проживанием, трансфером и несколькими активностями.
Что получает клиент
Пользователь может самостоятельно:
- Открыть каталог туров.
- Выбрать направление или тип активности.
- Ознакомиться с маршрутом и программой.
- Указать дату поездки.
- Выбрать количество участников.
- Проверить доступность мест.
- Добавить дополнительные услуги.
- Заполнить данные участников.
- Оплатить тур полностью или внести предоплату.
- Получить подтверждение и подробности поездки.
После бронирования клиенту отправляется информация о дате, времени сбора, месте встречи, продолжительности маршрута, требованиях к подготовке и списке необходимых вещей.
Каталог туров
Каждый тур представляется в виде отдельной карточки. В ней можно указать:
- название;
- описание;
- фотографии и видео;
- продолжительность;
- уровень сложности;
- маршрут;
- точки старта и завершения;
- даты проведения;
- время отправления;
- максимальное количество участников;
- стоимость;
- возрастные ограничения;
- требования к физической подготовке;
- список включённых услуг;
- список того, что нужно взять с собой;
- правила безопасности;
- условия отмены;
- информацию о погодных ограничениях.
Для квадротура можно указать тип техники, длину маршрута и требования к водительскому удостоверению. Для пешего маршрута — километраж, перепад высот, уровень сложности и необходимость специальной экипировки.
Программа и маршрут
Для каждого тура можно создать подробную программу:
- план по дням;
- расписание остановок;
- достопримечательности;
- точки питания;
- места ночёвок;
- трансферы;
- активности;
- время отправления и возвращения;
- описание этапов маршрута.
Для многодневных поездок система может показывать отдельные блоки по каждому дню. Клиент заранее понимает, как будет проходить путешествие и какие услуги входят в стоимость.
При необходимости к карточке тура можно добавить карту маршрута, координаты точки сбора, фотографии локаций и инструкции по проезду.
Даты и отправления
Туроператор может создавать регулярные или разовые отправления:
- каждый день;
- по выходным;
- по определённым датам;
- по запросу;
- в конкретный сезон;
- в зависимости от погодных условий.
Для каждого отправления задаются:
- дата;
- время;
- место сбора;
- продолжительность;
- количество свободных мест;
- назначенный гид;
- транспорт;
- доступное оборудование;
- статус проведения.
Если группа набрана полностью, система закрывает бронирование. Если на определённую дату тур не проводится, она отмечается как недоступная.
Управление доступностью, лимитами участников и расписанием является одной из основных функций туристических систем бронирования.
Вместимость и ресурсы
При организации активных туров необходимо учитывать не только количество участников, но и доступные ресурсы:
- мотоциклы;
- квадроциклы;
- автомобили;
- лодки;
- велосипеды;
- лошади;
- защитные шлемы;
- гидрокостюмы;
- палатки;
- спасательное оборудование;
- места в трансфере;
- количество гидов.
Например, если в распоряжении оператора есть десять квадроциклов, система не должна позволять забронировать одиннадцатого участника на соответствующее отправление. Если часть техники отправлена на ремонт, доступная вместимость тура должна уменьшиться.
Для туров на квадроциклах особенно важно учитывать технику и оборудование как отдельные ресурсы. Некоторые специализированные решения поддерживают контроль транспорта, экипировки, цифровые документы и предотвращение двойных бронирований.
Типы бронирования
Система может поддерживать различные сценарии:
Индивидуальное бронирование
Клиент бронирует одно или несколько мест на готовое отправление.
Групповое бронирование
Один заказ оформляется сразу на группу туристов. Для групп можно устанавливать отдельные правила оплаты, скидки, сроки отмены и условия подтверждения.
Частный тур
Клиент бронирует маршрут целиком для своей компании. В этом случае стоимость может рассчитываться не по количеству участников, а за группу, транспорт или выбранную программу.
Тур по запросу
Если у тура нет фиксированного расписания, клиент оставляет заявку с желаемой датой и количеством участников. Менеджер проверяет возможность проведения, рассчитывает стоимость и отправляет предложение.
Многодневный тур
Система позволяет бронировать поездку, состоящую из нескольких дней, услуг, размещений, трансферов и активностей.
Стоимость тура
Цена может рассчитываться по разным принципам:
- за одного участника;
- за группу;
- за транспорт;
- за час;
- за день;
- по возрастной категории;
- по уровню программы;
- в зависимости от сезона;
- с учётом количества человек;
- с учётом выбранных дополнительных услуг.
Можно настроить несколько тарифов:
- стандартный;
- детский;
- семейный;
- VIP;
- корпоративный;
- индивидуальный;
- групповой;
- раннее бронирование;
- сезонный тариф.
Для многодневных туров стоимость может включать проживание, питание, трансферы, услуги гида и аренду оборудования.
Дополнительные услуги
Во время бронирования клиент может добавить к туру:
- трансфер;
- аренду техники;
- экипировку;
- защитный шлем;
- страховку;
- питание;
- проживание;
- услуги гида;
- фотографа;
- видеосъёмку;
- дополнительный маршрут;
- индивидуальное сопровождение;
- входные билеты на объекты;
- аренду палатки или другого снаряжения.
Например, при покупке квадротура клиент может выбрать трансфер до места старта, аренду экипировки и видеосъёмку. При бронировании пешего маршрута — питание, услуги носильщика или ночёвку.
Данные участников
Для некоторых туров недостаточно указать только имя покупателя. Система может собирать данные каждого участника:
- имя и фамилия;
- возраст;
- номер телефона;
- email;
- опыт вождения;
- уровень физической подготовки;
- рост и вес;
- размер экипировки;
- медицинские ограничения;
- экстренный контакт;
- данные документа, если это необходимо.
Такая информация помогает заранее подготовить технику, экипировку, транспорт и распределение участников по группам.
Согласия и документы
Для активных и экстремальных туров важно заранее получить необходимые подтверждения:
- согласие с правилами безопасности;
- отказ от претензий в предусмотренной законом форме;
- подтверждение ознакомления с маршрутом;
- согласие на обработку персональных данных;
- медицинскую анкету;
- подтверждение возраста;
- разрешение от родителей для несовершеннолетних.
Документы можно встроить в процесс бронирования. Клиент заполняет их онлайн, а оператор получает сохранённую информацию до начала тура. Решения для adventure-туров используют цифровые waiver-формы, чтобы участники могли оформить необходимые документы до прибытия на место.
Онлайн-оплата
Система может поддерживать:
- полную оплату;
- предоплату;
- оплату по ссылке;
- банковские карты;
- СБП;
- оплату в кассе;
- промокоды;
- подарочные сертификаты;
- частичный возврат;
- перенос оплаты на другую дату.
Для дорогих многодневных туров можно настроить оплату в несколько этапов. Например, клиент вносит депозит при бронировании, а остаток оплачивает за несколько дней до отправления.
В заказе должны отображаться:
- стоимость тура;
- количество участников;
- дополнительные услуги;
- размер предоплаты;
- остаток к оплате;
- комиссия;
- сроки оплаты;
- правила возврата и отмены.
Подтверждение и уведомления
После оформления заказа клиент получает подтверждение с основной информацией:
- название тура;
- дата и время;
- место встречи;
- контакт организатора;
- состав заказа;
- список участников;
- стоимость;
- статус оплаты;
- требования к одежде и экипировке;
- правила поведения;
- рекомендации по подготовке.
Система может автоматически отправлять:
- письмо после бронирования;
- напоминание за несколько дней;
- сообщение в день поездки;
- уведомление об изменении времени;
- информацию о переносе из-за погоды;
- сообщение о необходимости доплаты;
- просьбу оставить отзыв после тура.
Автоматические подтверждения и напоминания помогают снизить количество пропущенных поездок и обращений к менеджерам.
Погодные условия и переносы
Для пеших, водных, мото- и квадротуров проведение может зависеть от погоды. Поэтому система должна предусматривать:
- отмену отправления;
- перенос на другую дату;
- возврат средств;
- выдачу сертификата;
- уведомление всех участников;
- выбор новой даты;
- сохранение предоплаты.
Если тур отменён из-за дождя, сильного ветра или других условий, клиент должен быстро получить сообщение с вариантами дальнейших действий.
Для туров особенно полезна возможность переноса бронирования и автоматической отправки уведомлений при изменении условий проведения.
Управление гидами и сотрудниками
В административной панели можно назначать на отправление:
- гида;
- инструктора;
- водителя;
- сопровождающего;
- фотографа;
- менеджера группы.
Сотрудник должен видеть:
- список участников;
- маршрут;
- время сбора;
- особенности группы;
- выбранные дополнительные услуги;
- данные об оплате;
- необходимые документы;
- контактные телефоны.
Если у одного гида уже назначено другое отправление, система не должна допускать пересечение расписания.
Транспорт и оборудование
Для каждого тура можно закрепить ресурсы:
- транспорт;
- технику;
- экипировку;
- оборудование;
- места в трансфере;
- запасные единицы.
Система помогает отслеживать:
- занято ли оборудование;
- на какое время оно забронировано;
- кому оно выдано;
- требуется ли обслуживание;
- доступно ли оно для следующего тура.
Это особенно важно для операторов, которые используют ограниченный парк квадроциклов, мотоциклов, лодок или велосипедов.
Личный кабинет клиента
В личном кабинете турист может:
- просматривать свои бронирования;
- открывать программу тура;
- получать маршрут;
- проверять статус оплаты;
- добавлять участников;
- загружать документы;
- переносить поездку;
- отменять заказ;
- повторно бронировать понравившийся тур;
- оставлять отзыв.
Для постоянных клиентов можно сохранять данные участников, размеры экипировки и историю поездок.
Административная панель
Сотрудники компании управляют турами через единую панель:
- создают маршруты;
- добавляют даты отправлений;
- назначают гидов;
- распределяют транспорт;
- устанавливают вместимость;
- управляют ценами;
- проверяют заказы;
- оформляют возвраты;
- отправляют уведомления;
- контролируют оплату;
- формируют отчёты.
Все бронирования из разных каналов можно хранить в одном календаре. Это позволяет менеджеру видеть общую загрузку и не допускать пересечения по людям, технике или времени.
Продажи через разные каналы
Туры можно продавать:
- на собственном сайте;
- в мобильном приложении;
- через менеджера;
- по телефону;
- в офисе;
- через туристические агентства;
- через партнёрские площадки;
- через социальные сети;
- по ссылке;
- через виджет на сайте отеля или туристического объекта.
Важно, чтобы все каналы синхронизировались с общей системой доступности. При оформлении заказа через партнёра количество свободных мест должно обновляться и на собственном сайте.
Туроператорские платформы могут объединять онлайн-бронирования, продажи через партнёров, оплату, расписание и управление ресурсами в одной системе.
Пример: тур на квадроциклах
Компания предлагает три маршрута: короткий, стандартный и расширенный. Для каждого маршрута указаны длительность, сложность, стоимость и количество доступных квадроциклов.
Клиент выбирает дату и время, указывает количество участников, размер экипировки и наличие опыта вождения. При необходимости добавляет трансфер и фото- или видеосъёмку. После оплаты получает подтверждение с точкой сбора, правилами безопасности и списком необходимых вещей.
Менеджер видит состав группы, назначает инструктора и технику. Перед началом тура участники подтверждают согласие с правилами, после чего группа отправляется по выбранному маршруту.
Пример: пеший маршрут
Организатор создаёт маршрут с указанием километража, продолжительности, уровня сложности и максимального количества участников. Для каждой даты назначается гид и точка сбора.
Клиент выбирает подходящий день, знакомится с программой, оплачивает участие и получает рекомендации по одежде, обуви и снаряжению. Если маршрут зависит от погодных условий, оператор может перенести отправление и уведомить всех участников автоматически.
Пример: многодневный тур
В карточке многодневного тура указываются:
- программа по дням;
- транспорт;
- проживание;
- питание;
- экскурсии;
- услуги гида;
- дополнительные активности;
- стоимость;
- размер предоплаты;
- условия отмены.
Клиент бронирует весь пакет, а оператор получает единый заказ со всеми компонентами поездки. Это удобнее, чем вести отдельно бронирование транспорта, проживания, экскурсий и дополнительных услуг.
Аналитика
Система помогает анализировать:
- количество проданных туров;
- выручку;
- загрузку по датам;
- популярность маршрутов;
- средний чек;
- продажи дополнительных услуг;
- количество отмен;
- возвраты;
- повторные покупки;
- эффективность рекламных каналов;
- загрузку гидов;
- использование техники;
- прибыльность отдельных направлений.
На основании данных оператор может понять, какие маршруты пользуются наибольшим спросом, какие даты требуют дополнительных отправлений и какие услуги чаще всего выбирают клиенты.
Преимущества автоматизации
- Туристы могут бронировать поездки круглосуточно.
- Клиент сразу видит доступные даты и стоимость.
- Уменьшается количество ручных заявок.
- Снижается риск двойного бронирования.
- Оператор контролирует вместимость групп.
- Удобнее распределять гидов и транспорт.
- Можно заранее собирать данные участников.
- Документы и согласия оформляются онлайн.
- Упрощаются предоплата, возвраты и переносы.
- Дополнительные услуги продаются вместе с туром.
- Клиенты получают автоматические напоминания.
- Руководитель видит загрузку и финансовые показатели.
Как выбрать формат решения
Готовый сервис
Подходит небольшим компаниям, которые продают несколько стандартных маршрутов с фиксированными датами, ценами и количеством мест.
Модуль на существующем сайте
Подходит туроператору, у которого уже есть сайт и каталог услуг. Система бронирования подключается к сайту и позволяет оформить покупку без перехода на стороннюю площадку.
Индивидуальная система
Нужна компаниям с нестандартной бизнес-моделью, несколькими направлениями, собственным транспортом, сложным расписанием, многодневными программами и партнёрской сетью.
В индивидуальное решение можно включить:
- несколько локаций;
- разные типы туров;
- индивидуальные маршруты;
- управление транспортом;
- управление экипировкой;
- личные кабинеты;
- расчёт комиссий;
- партнёрские продажи;
- мобильное приложение;
- интеграции с оплатой и CRM;
- погодные переносы;
- сложные правила возврата.
Система бронирования туров от «Активики»
«Активика» предлагает сервис бронирования туров для туристических компаний и организаторов активного отдыха. С его помощью можно продавать мото- и квадротуры, пешие маршруты, джип-туры, водные прогулки, экскурсии, многодневные поездки и другие туристические программы.
Решение позволяет разместить каталог туров на сайте, показать маршруты и расписание, настроить доступность мест, принимать онлайн-оплату, собирать данные участников и необходимые согласия, управлять гидами, транспортом и оборудованием, а также отправлять клиентам подтверждения и напоминания.
«Активика» может адаптировать систему под конкретную бизнес-модель: от простого бронирования места на пеший маршрут до комплексного управления многодневными турами, индивидуальными поездками, квадротехникой, экипировкой, трансферами и дополнительными услугами.
